Je bedrijf groeit, en dat is fantastisch.
Je omzet groeit, je team groeit, je klantenbestand groeit: heerlijk al die positiviteit. Waar je maanden, misschien wel jaren hard voor hebt gewerkt, lijkt te lukken. Je zit in een fase van groei – wohoo!
Toch komt deze succesvolle fase met een lastig bijproduct: complexiteit.
Nu je groeit, groeit niet alleen alles wat goed gaat. Het is heel waarschijnlijk dat ook de fouten toenemen. En misschien wel exponentieel. Ook zijn de gemaakte foutjes lastiger op te lossen.
Voorheen was het herstellen van een fout zo gepiept, nu duurt het langer voordat iemand met een oplossing komt. Er ontstaan zelfs misverstanden over verantwoordelijkheden, de frustratie neemt toe, er is onbegrip; dit zag je niet aankomen…
Herkenbaar?
De kans is groot dat je met jouw organisatie in de fase ‘Brandjes Blussen’ zit.
Deze fase wordt gekenmerkt door ‘hard en veel werken, (te) weinig voortgang’.
Ironisch genoeg is deze fase een direct gevolg van iets goeds: groei. Maar, voelt het ook zo ‘goed’?
Meestal niet; veel ondernemers en managers raken overwhelmed en gefrustreerd.
Herken je de typische kenmerken van een organisatie in de ‘Brandjes blussen’ fase?
Ja?
Laten we een andere vraag stellen: hoe kom je hier (weer) uit?
Onvermijdelijk, maar niet onoplosbaar
Nu je team begint te groeien, moet je veel meer zaken coördineren en aansturen. En dat gaat, ongeacht je ervaring of talent, regelmatig mis. Het is een onvermijdelijke fase.
Onvermijdelijk wil echter niet zeggen: onoplosbaar. Want dat zijn de uitdagingen in deze fase zeker wél. Maar, we moeten realistisch zijn. Je lost niet al je (operationele) bottlenecks in een handomdraai op en er is geen gegarandeerd stappenplan voor succes.
Er zijn wél wat acties die je eenvoudig kunt uitvoeren om naar de volgende fase te gaan, de opbouwfase. In de opbouwfase loopt je organisatie misschien nog niet als een geoliede machine, zoals je idealiter zou willen, maar de echte hectiek is eraf en de frustraties en misverstanden maken plaats voor meer rust en overzicht.
Zit je in de fase ‘Brandjes Blussen’? Onderneem vandaag onderstaande drie acties.
Actie 1: Beschrijf en deel rollen en verantwoordelijkheden
Schrijf alle rollen in jouw organisatie op, en beschrijf de verantwoordelijkheden die bij elke rol passen. Overhaast dit niet, trek er gerust een dag voor uit. Langer is ook OK. Dit is hét fundament van elke geoliede machine.
Heb je de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk beschreven? Deel ze met je team! Dit kan in Playbookify. Plan nu een demo om te zien hoe dit werkt.
Actie 2: Identificeer de sleutelpersonen in je team
Een sleutelpersoon is iemand met unieke vaardigheden, kennis of contacten. Bij het wegvallen van die persoon kan de organisatie afremmen en soms zelfs in gevaar komen.
Gebruik common sense om deze personen te identificeren. De kans is groot dat je zo kunt aanwijzen.
Plan de komende 4-6 weken tijd in om met elke sleutelpersoon aan de slag te gaan met het identificeren en documenteren van hun unieke vaardigheden, kennis of contacten. Zodra je dit op papier hebt, is het veel eenvoudiger om hun afwezigheid op te vangen of om hun drukke agenda wat te ontzien.
Actie 3: Plan een meeting ritme
Misschien kom je uit een fase waarin je weinig meetings/overleg had met je teamleden. Dit ging goed, omdat het team klein en overzichtelijk was.
Nu je team groeit, groeit ook de behoefte aan duidelijkheid (in rollen, verantwoordelijkheden, taken, verwachtingen, etc.). Die duidelijkheid schep je met een vaste meeting structuur.
Beperk ad hoc meetings en spreek in plaats daarvan vaste overlegmomenten met elkaar af. Een goed begin is starten met een wekelijks en maandelijks overleg. Later kun je uitbreiden naar strategische kwartaal- en jaarmeetings.
Merk je dat je bij wekelijkse meetings nog te weinig grip krijgt op de operatie? Introduceer dan dagelijkse meetings van 15 minuten, waarin iedereen in ongeveer 1 minuut vertelt wat hij/zij gaat doen en waar hij/zij hulp bij nodig heeft. Lukt het niet meer om iedereen binnen 15 minuten aan het woord te laten, splits dan je de groepen op in logische teams (bijvoorbeeld dagelijkse sales meeting, dagelijkse productie meeting, etc.)
Aan de slag
Je organisatie manouvreren uit de fase ‘Brandjes blussen’ is een serieuze uitdaging. Kun je hier wat hulp bij gebruiken? Plan een demo om te zien hoe Playbookify jou kan helpen. In een videomeeting van ongeveer 30-45 minuten laten we je zien hoe het werkt en hoe je de volgende stap in jouw groei met vertrouwen kunt zetten.
