Staan jouw procedures nog in Google Docs?
Google Docs is niet gebouwd om processen te managen en procedures op te slaan. Documenten zijn statisch, niet eenvoudig te updaten en voortgang tracken is niet mogelijk.
Dit zijn de redenen waarom Google Docs niet meer werkt als je gaat groeien.
Eindeloos kopieën maken = chaos
In Google Docs ontkom je niet aan de chaos van kopietjes en meerdere versies van een werkinstructie, draaiboek of checklist. Met meerdere versies van documenten, meerdere folders en diverse kopietjes verlies je al snel overzicht.
Hergebruik je templates
In Playbookify maak je een template voor elke werkinstructie, checklist of ieder draaiboek. Vervolgens gebruik je dit template onbeperkt en houd je eenvoudig overzicht.
Beperkt tot tekst, afbeeldingen en diagrammen
In documenten kun je alleen statische content kwijt: teksten, afbeeldingen, diagrammen. Hierdoor mis je de kracht van invulbare velden en zijn werkinstructies in documenten niet actionable.
Verzamel informatie met checklists en formulieren
Voeg formuliervelden toe om gegevens te verzamelen. Hiermee maak je jouw werkinstructies, draaiboeken en SOPs interactief en kun je ze ook voor training en het managen van workflows gebruiken.
Geen inzicht in het gebruik
Je hebt veel tijd geinvesteerd in het schrijven van procedures, en het enige dat je hebt: een statisch document dat je kunt lezen. Je kunt de procedure niet ‘runnen’, geen persoon toewijzen, geen deadlines en slechts hopen dat de procedure gevolgd wordt.
Eenvoudige tracking
In Playbookify zie je precies wie waarmee bezig is, en wat de voortgang is. Open een werkinstructie, SOP of draaiboek, wijs het toe aan een collega, stel optioneel een deadline in en volg de voortgang.
Geen video’s
In Google Docs kun je geen video’s embedden, waardoor je lezers het moeten doen met tekst en (vaak ingewikkelde) tekeningen. Wil je toch een video tonen, dan moet dit op een andere plaats.
Video’s embedden
Video’s zijn met 1 klik te embedden in jouw playbooks, werkinstructies en SOPs. Dit werkt met onder andere Youtube, Vimeo, Loom en Vidyard.
Diverse rondzwervende versies
Wat is de laatste versie van het bestand? En weet je zeker of je niet met een kopie te maken hebt? In de mappen in Google Docs wordt het al snel een wirwar van documenten, wat het onoverzichtelijk maakt.
Altijd de meest actuele versie
In Playbookify weet je zeker dat je werkt in de meest recente versie. Geen gedoe met kopieën of meerdere versies.
Niet mogelijk om toe te wijzen
In Google Docs kun je alleen een document delen, maar niet meerdere ‘instances’ toewijzen. Hierdoor is het vrijwel onmogelijk om overzicht te houden over wie waarmee bezig is.
Toewijzen aan een persoon of rol
In Playbookify wijs je een playbook, werkinstructie artikel of SOP toe aan een persoon of rol. Deze personen, of personen met deze rol ontvangen een notificatie.
Onmogelijk om meerdere kopieën in één keer te bewerken
Stel je voor dat je tientallen kopietjes moet bewerken omdat je procedure is gewijzigd; in Google Docs is dat veel handmatig werk.
Wijzigingen aan je template doorvoeren naar je ‘runs’
Is er een wijziging in een proces of procedure? Maak een aanpassing in het template en push de wijziging naar alle ‘runs’ van dat template.
Overstappen van Google Docs naar Playbookify?
Maak gebruik van onze migratieservice. Wij zorgen ervoor dat de documenten uit jouw Google Docs omgeving worden omgezet naar actionable draaiboeken, manuals, SOPs en werkinstructies. Plan een demo in om te zien hoe het werkt!
