Staan jouw procedures nog in Google Docs?

google-docs voor werkinstructies

Google Docs is niet gebouwd om processen te managen en procedures op te slaan. Documenten zijn statisch, niet eenvoudig te updaten en voortgang tracken is niet mogelijk.

Dit zijn de redenen waarom Google Docs niet meer werkt als je gaat groeien.

Eindeloos kopieën maken = chaos

In Google Docs ontkom je niet aan de chaos van kopietjes en meerdere versies van een werkinstructie, draaiboek of checklist. Met meerdere versies van documenten, meerdere folders en diverse kopietjes verlies je al snel overzicht. 

Hergebruik je templates

In Playbookify maak je een template voor elke werkinstructie, checklist of ieder draaiboek. Vervolgens gebruik je dit template onbeperkt en houd je eenvoudig overzicht. 

google docs onoverzichtelijk
overzicht in Playbookify

Beperkt tot tekst, afbeeldingen en diagrammen

In documenten kun je alleen statische content kwijt: teksten, afbeeldingen, diagrammen. Hierdoor mis je de kracht van invulbare velden en zijn werkinstructies in documenten niet actionable

Verzamel informatie met checklists en formulieren

Voeg formuliervelden toe om gegevens te verzamelen. Hiermee maak je jouw werkinstructies, draaiboeken en SOPs interactief en kun je ze ook voor training en het managen van workflows gebruiken. 

eerste werkdag docs
playbookify-eerste-werkdag

Geen inzicht in het gebruik

Je hebt veel tijd geinvesteerd in het schrijven van procedures, en het enige dat je hebt: een statisch document dat je kunt lezen. Je kunt de procedure niet ‘runnen’, geen persoon toewijzen, geen deadlines en slechts hopen dat de procedure gevolgd wordt. 

Eenvoudige tracking

In Playbookify zie je precies wie waarmee bezig is, en wat de voortgang is. Open een werkinstructie, SOP of draaiboek, wijs het toe aan een collega, stel optioneel een deadline in en volg de voortgang. 

onboarding onduidelijk
eenvoudig overzicht

Geen video’s

In Google Docs kun je geen video’s embedden, waardoor je lezers het moeten doen met tekst en (vaak ingewikkelde) tekeningen. Wil je toch een video tonen, dan moet dit op een andere plaats. 

Video’s embedden

Video’s zijn met 1 klik te embedden in jouw playbooks, werkinstructies en SOPs. Dit werkt met onder andere Youtube, Vimeo, Loom en Vidyard. 

ingewikkelde schemas
voeg videos toe aan werkinstructies

Diverse rondzwervende versies

Wat is de laatste versie van het bestand? En weet je zeker of je niet met een kopie te maken hebt? In de mappen in Google Docs wordt het al snel een wirwar van documenten, wat het onoverzichtelijk maakt. 

Altijd de meest actuele versie

In Playbookify weet je zeker dat je werkt in de meest recente versie. Geen gedoe met kopieën of meerdere versies. 

lijst google docs
draaiboek inwerkprogramma

Niet mogelijk om toe te wijzen

In Google Docs kun je alleen een document delen, maar niet meerdere ‘instances’ toewijzen. Hierdoor is het vrijwel onmogelijk om overzicht te houden over wie waarmee bezig is. 

Toewijzen aan een persoon of rol

In Playbookify wijs je een playbook, werkinstructie artikel of SOP toe aan een persoon of rol. Deze personen, of personen met deze rol ontvangen een notificatie. 

google docs onmogelijk toewijzen
run draaiboek

Onmogelijk om meerdere kopieën in één keer te bewerken

Stel je voor dat je tientallen kopietjes moet bewerken omdat je procedure is gewijzigd; in Google Docs is dat veel handmatig werk. 

Wijzigingen aan je template doorvoeren naar je ‘runs’

Is er een wijziging in een proces of procedure? Maak een aanpassing in het template en push de wijziging naar alle ‘runs’ van dat template. 

meerdere google docs bestanden bewerken
bulk edit runs

Overstappen van Google Docs naar Playbookify?

Maak gebruik van onze migratieservice. Wij zorgen ervoor dat de documenten uit jouw Google Docs omgeving worden omgezet naar actionable draaiboeken, manuals, SOPs en werkinstructies. Plan een demo in om te zien hoe het werkt! 

werkinstructie-voorbeeld