In de startup wereld praat iedereen erover: playbooks.
Een sales playbook, een employee onboarding playbook, een webinar playbook: vrijwel alles lijkt ‘Playbookified’.
De roept de vraag op; wat is een playbook nu precies?
In de afgelopen jaren ben ik nogal wat verschillende definities tegengekomen. De oorsprong van de term ligt niet zozeer in business, maar in sport.
American Football en basketball teams gebruiken playbooks om spelstrategie- en tactiek vast te leggen. Maar wat houdt een playbook in voor bedrijven?
Playbook of draaiboek?
De term playbook wordt wellicht wat duidelijker als we het Nederlandse woord kiezen: draaiboek. Bij het woord ‘draaiboek’ hebben we allemaal wel een beeld.
Draaiboeken worden gebruikt voor televisieopnames en evenementen zoals bruiloften, conferenties en festivals. Ook al heb je misschien zelf nog nooit een draaiboek gemaakt, de kans is groot dat je op evenementen bent geweest waar draaiboeken hebben bijgedragen aan een onvergetelijke ervaring.
Waarom zeggen we playbooks en niet simpelweg draaiboeken?
Bij Playbookify houden we van de term playbooks, om meerdere redenen. Ik zal er niet over in detail gaan omdat dit artikel, maar de belangrijkste is het woord ‘play’, dat voor ons de uitvoerbaarheid benadrukt én het klinkt iets minder formeel, vind je niet? 🙂
Goed, maar wat is nu precies een playbook in zakelijke context?
Playbooks: Wat, Wanneer, Wie, Hoe
In een playbook beschrijf je wat er gedaan moet worden voor het organiseren en/of uitvoeren van een bepaald evenement, gebeurtenis of activiteit. Ook beschrijf je in een playbook wanneer dat gedaan moet worden en wie hiervoor verantwoordelijk is. In veel gevallen wordt er ook gedetailleerd uitgelegd hoe dit gedaan kan of moet worden.
Je vraagt je misschien af: wat soort gebeurtenissen?
Wel, elke organisatie is uniek, maar in iedere organisatie vinden wel gebeurtenissen plaats die herhaaldelijk uitgevoerd moeten worden. Laten we ze vanaf nu processen noemen. Denk aan:
- het inwerken van nieuwe medewerkers
- het uitvoeren van een financieel proces, bijvoorbeeld het doen van betalingen
- het onboarden van een nieuwe klant
- het verwerken van een offerte-aanvraag
- het behandelen van een klacht
- etc.
Wellicht herken je een aantal processen. Om het nut van een playbook in deze processen te duiden wil ik je vragen een aantal vragen te beantwoorden:
- weet iedere medewerker die bij de uitvoering van dit proces betrokken is precies wat er moet gebeuren, wanneer, door wie en hoe dit het beste uitgevoerd kan worden?
- wanneer deze medeweker(s) uitvallen, zal dit proces dan zonder onderbreking, tijdverlies en kwaliteitsverlies uitgevoerd blijven worden?
- als jij als bedrijfseigenaar of team manager morgen zelf zou uitvallen, zal dit proces dan zonder onderbreking, tijdverlies of kwaliteitsverlies uitgevoerd blijven worden?
- zijn nieuwe medewerkers in staat om deze processen binnen een redelijk tijdsbestek zelfstandig uit te voeren?
Was het antwoord op één van deze vragen ‘nee’? Dan is het maken van een playbook is uiterst zinvolle tijdbesteding.
Waarom zou je playbooks overwegen?
Playbooks helpen je om processen te standaardiseren, de kwaliteit en snelheid van de uitvoering te optimaliseren en om kwetsbaarheden en afhankelijkheden te verminderen of te elimineren. Met playbooks is het bovendien eenvoudiger om op te schalen; mensen zijn sneller ingewerkt en productief en het aantal fouten neemt af.
Kortom: in een playbook beschrijf je de wat, wanneer, wie, hoe omtrent het organiseren van een repetitief proces in je bedrijf, zodat je de kwaliteit en efficiency van de uitvoering van deze processen optimaliseert.
Voor welke processen maak je een playbook?
Nu je antwoord hebt op de vraag “wat is een playbook?” vraag je je misschien af: wanneer/waarvoor moet ik dan een playbook maken? Voor welk soort gebeurtenissen en processen is een playbook nuttig? Lees hiervoor het artikel “Voor welke processen maak je een playbook?“.
