Waarom groeit het ene handelsbedrijf als kool, en stagneert het andere handelsbedrijf bij bescheiden omvang?
Het voor de hand liggende antwoord is misschien: verkoop.
Succesvolle handelsbedrijven verkopen meer, en groeien dus sneller.
Hoe voor de hand liggend dit ook lijkt, in werkelijkheid is het vaak een ander ‘geheim’: standaardisatie.
Verschijnt er nu een groot vraagteken boven je hoofd?
Laten we inzoomen.
We kennen allemaal wel een bedrijf dat razendsnel opkwam, maar even snel van de radar verdween. Vaak zijn deze bedrijven sterk in verkoop; ze kunnen in korte tijd veel producten/diensten verkopen, waardoor ze snel kunnen groeien. Het is vaak het gebrek aan organiserend vermogen om alle processen in goede banen te leiden, waardoor de bedrijven uiteindelijk falen of stagneren.
En heel vreemd is dat niet. Processen binnen handelsbedrijven kunnen ingewikkeld en omvangrijk zijn:
- inkoop processen
- verkoop processen
- logistiek processen
- after-sales en klantenservice processen
- administratieve processen
En dan zijn dit alleen nog maar de primaire processen en hebben we het nog niet over interne en ondersteunde processen, zoals:
- het vinden en aannemen van personeel
- het inwerken en trainen van personeel
- het organiseren en houden van vergaderingen en overleg
- het ontwikkelen van medewerkers
- etc.
Kortom; de lijst met processen in een handelsbedrijf is enorm. En hoewel in de beginfase, wanneer het team kleiner dan 10 mensen is, best wat gepionierd kan worden, is het in groeiende handelsbedrijven essentieel dat processen gestandaardiseerd én gedocumenteerd worden.
Doe je dit niet, dan duurt het niet lang voordat je op de volgende obstakels gaat stuiten:
- er worden (onnodige) fouten gemaakt in het inkoopproces, wat leidt tot incourante voorraden en derving
- de verkopers adviseren de verkeerde producten of maken fouten bij het invoeren of verwerken van bestellingen, met veel retouren en klachten als mogelijke gevolgen
- leveringen gaan verkeerd; klanten ontvangen verkeerde producten, kapotte producten, onjuiste hoeveelheden, etc.
- administratieve processen verlopen rommelig: de verkeerde producten worden in rekening gebracht, producten worden niet gefactureerd en voorraden kloppen niet meer
Als je zelf de operationele leiding hebt over een handelsbedrijf zul je deze lijst vast en zeker kunnen aanvullen.
Al dit soort uitdagingen passen erg bij bedrijven in de ‘Gevarenzone’ en ‘Brandjes Blussen’:
Kortom; je werkt hard, maar er gaan teveel dingen mis, waardoor je soms misschien zelfs moedeloos in de auto stapt na wéér een lange dag.
De cruciale vraag is: hoe breng je hier verandering in?
Hoe transformeer je naar de rechterkant van het plaatje? Hoe maak je van jouw organisatie een geoliede machine, waar inkoop, verkoop, logistiek en administratie soepel samenwerken?
Het simpele antwoord: standaardisatie.
Standaardisatie als sleutel voor groei
Niet meer pushen op verkoop, niet meer producten, niet meer uren maken: standaardisatie is de sleutel voor groei.
Een mooi voorbeeld is een bedrijf dat je misschien ook wel als handelsbedrijf zou kunnen zien: McDonalds. Voor wie de film The Founder op Netflix nog niet gezien heeft: leg je werk aan de kant en ga ‘m meteen kijken. Deze film laat als geen ander zien hoe je standaardisatie kunt inzetten voor groei.
Door je processen te standaardiseren krijg je rust in je organisatie. En voorspelbaarheid.
Een gestandaardiseerd verkoopproces maakt verkoopresultaten voorspelbaarder en het lost een eventuele prestatiekloof tussen individuele medewerkers op. En standaardisatie in je logistieke proces zorgt ervoor dat je succes gaat herhalen en fouten voorkomt.
Wat zou je kunnen standaardiseren?
- spreek met elkaar af wat de beste manier is om een verkooporder aan te maken. Leg deze gestandaardiseerde manier vast in een handleiding en deel ‘m met iedereen die bij dit proces betrokken is.
- standaardiseer je klantenservice processen: maak standaard templates en antwoorden, die jouw collega’s kunnen gebruiken om klanten sneller en beter te helpen bij vragen.
- standaardiseer je inkoopproces: iedereen volgt hetzelfde proces om producten in te kopen, waardoor je incourante voorraden zoveel mogelijk voorkomt.
Processen in je handelsbedrijf standaardiseren: hoe begin je?
Mijn ervaring leert dat standaardisatie vraagt om eenvoud. Het is niet nodig om elke uitzondering weg te standaardiseren; focus je (eerst) op een paar processen die erg bepalend zijn voor je resultaat.
Het meest krachtige instrument om te beginnen: checklists.
Door checklists te maken voor je belangrijkste processen, went je team aan standaardisatie en herhalen van succes. Hierin kunnen handelsbedrijven veel leren van piloten en chirurgen, die steeds weer terugvallen op hun checklist. Hoe goed ze ook opgeleid en getraind zijn; de checklist is heilig.
Start met het maken van checklists voor je belangrijkste processen, en ervaar de rust die het brengt in je organisatie. Met gestandaardiseerde checklists kun je werkzaamheden die je nu zelf doet met vertrouwen delegeren, zodat je zelf tijd kunt maken voor werkzaamheden waarin je écht doorslaggevend kunt zijn.
