Je hebt gehoord over playbooks en misschien overweeg je playbooks te gaan gebruiken in je bedrijf, maar je zit met één vraag:
Wanneer maak ik een playbook? Voor welke processen is een playbook nuttig (en wanneer niet)?
Het antwoord is te vinden aan de hand van een paar eenvoudige stappen. Die stappen ga ik in dit artikel met je doorlopen. Na het lezen van dit artikel heb je een top-5 lijstje met playbooks die nuttig zijn in jouw bedrijf.
Maar eerst nog even kort, waarom zou je überhaupt starten met playbooks?
Playbooks helpen je om repetitieve processen te standaardiseren, de kwaliteit en snelheid van de uitvoering te optimaliseren en om kwetsbaarheden en afhankelijkheden te verminderen of te elimineren. Met playbooks is het bovendien eenvoudiger om op te schalen; mensen zijn sneller ingewerkt en productief en het aantal fouten neemt af. Je leest hier meer over in dit artikel ‘Wat is een playbook en hoe gebruik je het in je bedrijf?’.
Goed, laten we samen bepalen welke playbooks voor jou het meest nuttig zijn.
Stap 1: maak een lijst met al je repetitieve processen
Open een spreadsheet of pak pen en papier en schrijf alle repetitieve processen die plaatsvinden binnen jouw bedrijf op. Je kunt ook deze playbook priority list template gebruiken als je wilt (klik even op ‘Bestand > Downloaden’.
Denk niet te lang na over het maken van dit lijstje. Je hoeft ze niet te ordenen of te sorteren, zet alle processen die je kunt bedenken onder elkaar.
Een paar voorbeelden:
- het organiseren van een maandelijks webinar
- het inwerken van nieuwe medewerkers
- periodieke voertuigcontrole
- het versturen van wekelijkse nieuwsbrief
- het verwerken en betalen van inkomende facturen
- het inrichten van een werkomgeving voor een nieuwe medewerker
- het uitvoeren van een onderzoek
- het opstellen van een rapportage
- etc.
Heb je een lijst opgesteld? Mooi, dat is een goede eerste stap!
Vijf criteria voor playbooks
In de volgende stappen gaan we de lijst prioriseren aan de hand van vijf criteria:
- frequentie
- voorspelbaarheid
- complexiteit
- betrokken personen
- aantal uit te voeren stappen
Al deze criteria zijn van invloed op het nut en het effect van een playbook.
Sommige processen komen zo zelden voor en zijn zo eenvoudig uit te voeren, dat de investering van het maken van een playbook wellicht niet gerechtvaardigd is. Of, als een proces wel regelmatig voorkomt, maar de stappen die uitgevoerd worden zijn erg eenvoudig, dan is de toegevoegde waarde van een playbook beperkter dan voor processen waarbij het tegenovergestelde geldt.
Voordat we naar de volgende stap gaan, een advies: don’t overthink bij het bepalen van de scores. Je hoeft deze oefening niet met wiskundige preciezie en haarscherpe onderbouwing uit te voeren. Als je het proces goed kent, kun je waarschijnlijk een goede inschatting maken. Twijfel je echt over het toekennen van deze scores, vraag dan wat hulp van een collega die goed op de hoogte is van dit proces.
Laten we gaan ontdekken welke playbooks voor jou het meest nuttig zijn!
Stap 2: beoordeel de frequentie
We gaan nu bepalen hoe frequent een proces daadwerkelijk uitgevoerd wordt, relatief ten opzichte van de andere processen.
Gebruik hiervoor de volgende scores:
5: dit proces wordt zelden uitgevoerd
15: dit proces wordt af en toe uitgevoerd
80: dit proces wordt vaak uitgevoerd worden
Stap 3: beoordeel de voorspelbaarheid
Geef nu een score op voorspelbaarheid van het proces.
Playbooks hebben vooral waarde als het repeterende proces bestaat uit voorspelbare stappen. Voor processen waarbij de stappen steeds heel anders zijn, is het moeilijker (en vaak ook minder nuttig) om een playbook te maken.
Gebruik hiervoor de volgende scores:
5: de stappen in dit proces nauwelijks vooorspelbaar en veranderen steeds
15: de stappen in dit proces zijn enigszins vooorspelbaar, maar veranderen af en toe
80: de stappen in dit proces zeer vooorspelbaar en veranderen zelden
Stap 4: beoordeel de complexiteit
Nu gaan we de complexiteit van het werk in dit proces in kaart brengen. Hoe moeilijk zijn de werkzaamheden uit te voeren, is er veel of weinig instructie voor nodig? Ook hier geldt: relatief ten opzichte van alle andere processen die je hebt opgeschreven.
Gebruik hiervoor de volgende scores:
5: de stappen in dit proces zijn zeer eenvoudig en vereisen nauwelijks instructie
15: de stappen in dit proces zijn relatief eenvoudig, maar vereisen wel enige instructie
80: de stappen in dit proces zijn relatief complex en vereisen duidelijke instructies
Stap 5: beoordeel hoeveel personen een rol spelen bij de uitvoering
Breng nu in kaart hoeveel personen er betrokken zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden.
Gebruik hiervoor de volgende scores:
5: de stappen in dit proces worden uitgevoerd door 1, of enkele personen
15: de stappen in dit proces worden uitgevoerd door een beperkt aantal personen
80: de stappen in dit proces worden uitgevoerd door een groter aantal personen, en mogelijk zelfs personen uit diverse teams
Stap 6: beoordeel het aantal uit te voeren stappen
We hebben al gekeken naar de complexiteit van de werkzaamheden in het proces en het aantal mensen dat betrokken is bij de uitvoering ervan, nu gaan we kijken naar het aantal stappen.
Gebruik hiervoor de volgende scores:
5: dit proces bestaat uit slechts enkele stappen, die voor een persoon met enige kennis van het proces prima te onthouden zijn
15: dit proces bestaat uit een beperkt aantal stappen, maar teveel om ze zonder geheugensteuntje te kunnen onthouden
80: dit proces bestaat uit een grote hoeveelheid stappen, die niet allemaal onthouden kunnen worden en ook nog eens in de juiste volgorde
Stap 7: rangschik op basis van je scores en voer een laatste check uit
Je hebt nu alle criteria doorlopen. Tel de totaalscore per proces op en rangschik van hoog naar laag.
De processen aan de bovenkant van je lijstje zijn normaliter de processen waar een playbook de meeste toegevoegde waarde heeft.
Maar, let op. Opnieuw, dit is geen 100% wiskundig vraagstuk. Het gaat om inschattingen en er kunnen altijd redenen zijn om je prioriteiten naar eigen inzicht aan te passen.
Een goed voorbeeld hiervan is frequentie. Het algemene uitgangspunt dat wij hanteren is: voor een proces dat zelden voorkomt, is het maken van een playbook niet zo interessant. Je gaat er immers maar zelden voordeel uit halen. Echter, als dit proces tegelijkertijd heel complex is, uit veel stappen bestaat en erg voorspelbaar is, kan het wel degelijk een verstandige investering zijn om dit playbook te maken. Of, als je een proces met een beperkt aantal, eenvoudig uit te voeren werkzaamheden dermate vaak uitvoert, is de kans groot dat jouw team dit proces prima zonder playbook kan uitvoeren.
Kortom, gebruik het stappenplan uit deze post om tot een goede besluitvorming te komen, maar gebruik ook zeker common sense.
Heb je vragen? Stuur ons een berichtje!
