Zo ga je guilt-free en zorgeloos op vakantie – en je team ook

Herken je dat, dat onrustige gevoel in de eerste dagen van je vakantie? 

Veel ondernemers en managers hebben er last van; de eerste dagen van de vakantie zijn stressvoller dan de drukste dagen op het werk. En soms begint het al voordat de vakantie begint.

Een onrustig gevoel, niet helemaal los kunnen komen, piekeren over projecten die doorlopen. 

“Zou het team de deadline wel halen?”
“Ik had eigenlijk niet op vakantie moeten gaan…”
“Als m’n vervanger maar niet vergeet om die klant te bellen…”

Kortom; veel gepieker. Soms is dit gevoel zo sterk, dat men besluit helemaal geen vakantie meer te nemen. 

Is dit herkenbaar, en wil je volgende keer wél met een gerust hart op vakantie? Of, misschien gewoon een dagje vrij?

De sleutel ligt bij het woord afhankelijkheid. Als jouw team, jouw bedrijf afhankelijk is van jouw aanwezigheid, is het hoog tijd om hier verandering in te brengen. Jezelf (tijdelijk) misbaar maken, zodat jouw bedrijf blijft draaien zoals je wilt, of je er nu bent of niet. 

Een goede manier om jezelf misbaar te maken is systematizen. Met systematizen standaardiseer je processen en leg je nauwkeurig vast hoe iets gedaan moet worden, in welke volgorde, volgende welke kwaliteitsnorm en met welke resources. Het maakt de uitvoering van processen erg voorspelbaar.

Dit is hoe je jouw bedrijf kunt systematizen. Daarbij kijken we naar een aantal basics, want vanzelfsprekend kun je op verschillende niveaus systematizen. In dit artikel behandelen we de quick wins en basics. 

Stap 1: Identificeer de bedrijfsprocessen waar winst te halen valt

Eerst gaan we op zoek naar processen waar je – letterlijk of figuurlijk – wakker van ligt. Die processen gaan we eerst systematizen. 

Maak een lijst met alle repititieve processen in jouw organisatie. Denk aan administratieve processen, processen die je voor elke klant moet uitvoeren, operationele processen die te maken hebben met het maken of leveren van je product of dienst, schrijf ze allemaal op.

Bepaal vervolgens criteria waarop je deze processen wilt beoordelen. Een aantal suggesties: 

1. Frequentie: hoe vaak komt dit proces voor (hoe vaker het voorkomt, des te meer baat je hebt bij een soepele invulling van het proces)
2. Impact op klanttevredenheid: in welke mate heeft dit invloed op klanttevredenheid? (als het weinig impact op klanttevredenheid heeft, is het wellicht geen issue om je al teveel zorgen over te maken
3. Predictabiity: hoe voorspelbaar is het proces in de uitvoering? 
4. Impact op omzet/winst: in welke mate draagt het bij aan omzet/winst? 
5. Impact op effectiviteit/productiviteit: in welke mate heeft dit proces invloed op effectiviteit van je team/organisatie? 
6. Etc. 

Dit ziet er als volgt uit: 

Stap 2: Kies je top 2-3 processen die je gaat systematizen

Breng je longlist terug naar een shortlist met 2 of 3 processen die je gaat systematizen. Gebruik hiervoor de tabel uit de eerste stap en beslis met welk proces je gaat starten. 

Gebruik de uitkomst uit de vorige stap als input, maar durf af te wijken als je daar een goede reden voor hebt. De voorgaande stap is niet bedoeld als instrument met wiskundige onderbouwing, maar als guardrails.

Heb je 2 of 3 processen gekozen? Super, dan gaan we door naar stap 3!

Stap 3: Elimineer, minimaliseer, optimaliseer, creëer

Tijd om het proces wat beter te analyseren.
Voordat we gaan systematizen, kijken we eerst of er winst te halen valt in de uitvoering van het proces. We doen dat in 4 stappen: 

1. Elimineer: welke processtap kun je weglaten, zonder dat het negatieve invloed heeft op het eindresultaat? Je zult zien dat, in tegenstelling tot wat je misschien denkt, er in vrijwel elk proces bepaalde acties uitgevoerd worden die niet strikt noodzakelijk zijn voor een goed verloop van het proces. Je kunt jezelf twee hulp-vragen stellen:
   1. voegt deze stap waarde toe voor de klant? (J/N)
   2. voegt deze stap waarde toe voor ons interne proces? (J/N)
      Is het antwoord op beide ‘Nee’, skip de stap. 
      
2. Minimaliseer: welke processtap kun je minimaliseren, zonder dat het negatieve invloed heeft op het eindresultaat? In veel gevallen kun je stappen met minder effort uitvoeren.  Doe dit waar mogelijk, dit is een mooie quick win.
   Een voorbeeld: misschien gebruik je nu een mail, een telefoontje en een Zoom meeting bij de onboarding van een klant. Vraag je af: kunnen we dit terugbrengen naar 1 contactmoment? Dit is mogelijk voor beide partijen prettiger. 
   
3. Optimaliseer: welke processtap kun je optimaliseren, zodat het positieve impact heeft op het eindresultaat? Misschien kun je bepaalde stappen automatiseren of effectiever voorbereiden.
   Een voorbeeld: misschien ga je bij customer onboarding matig voorbereid de kick-off meeting in. Overweeg vooraf een mail te sturen met een duidelijke agenda en vraag iedereen goed voor te bereiden. Dit kan een mooie optimalisatie zijn die voor iedereen gunstig is. 
   
4. Creëer: welke processtap kun je toevoegen, waardoor het eindresultaat beter wordt? Stel deze vraag aan iedereen die betrokken is bij het uitvoeren van het proces. De kans is groot dat verschillende teamleden (of andere stakeholders) waardevolle input hebben! 

Stap 4: Maak een playbook of checklist

Je hebt nu een goed beeld van hoe je een proces kunt verbeteren. Nu de volgende stap: je proces goed vastleggen, zodat iedereen in je team het proces zelfstandig kan uitvoeren, zonder jouw tussenkomst. Je wilde tenslotte zorgeloos op vakantie, toch? 😀

Het systematizen van een proces doe je bij uitstek met een playbook of checklist. 

Voor eenvoudige processen zonder al teveel uitleg kun je prima uit de voeten met een checklist. Is het proces wat complexer, uitgebreider of wordt het door veel verschillende mensen uitgevoerd? Leg het dan vast in een playbook, want daarin beschrijf je niet alleen wat er gedaan moet worden (checklist), maar leg je ook uit hoe dat gedaan kan/moet worden. 

Maak hier direct jouw playbook of checklist

Stap 5: Test je playbook of checklist voordat je op vakantie gaat

Heb je jouw playbook of checklist klaar? Top, je bent bijna klaar voor je vakantie 🤩

Maar eerst: test je playbook of checklist. Draag het playbook of de checklist over aan je collega die jou tijdens je vakantie gaat waarnemen, en geef de opdracht om het proces uit te voeren. Kijk mee, of vraag achteraf om feedback. 

Dit is je kans om jouw playbook of checklist bij te spijkeren, want onze ervaring leert dat je eerste versie nooit 100% klopt. Tijdens het gebruik kom je vaak nog stapjes tegen die je misschien tijdens het maken van je playbook/checklist vergeten bent en bij het uitvoeren ervan kom je die ontbrekende of onjuist beschreven stappen vanzelf tegen. 

Heb je het playbook of de checklist helemaal getest? Mooi, klaar voor de volgende stap: je koffers pakken! 

Stap 6: Ga zen op vakantie! 🧘

That’s it! 

Je hebt de meest kritische bedrijfsprocessen, waar je van wakker kunt liggen, gedocumenteerd, systematized en effectief gedelegeerd. Wat er in dit proces ook gebeurd, iedereen weet precies wat er gedaan moet worden. 

Start vandaag met systematizen – en ga op vakantie, guilt-free en zorgeloos.